Artikel 1: Inschrijving

1. Kinderen die het afgelopen schooljaar naar de basisschool gingen en voor het einde van het kalenderjaar 6 jaar of ouder zijn mogen deelnemen.
2. Een inschrijving is definitief nadat het inschrijfformulier op www.kvwtilburgnoord.nl volledig ingevuld is en het inschrijfgeld voldaan (of goedkeuring aanvraag bij stichting Leergeld overlegd).
3. KVW heeft het recht uit veiligheidsoverwegingen een maximum aantal deelnemers te hanteren.
4. Kinderen t/m 7 jaar gaan met de bus naar verder gelegen locaties. Vanaf 8 jaar gaan ze met de fiets.
5. Indien je kind medicijnen gebruikt, licht dit dan toe in het opmerkingenveld (online) of op de achterzijde van het inschrijfformulier (papier).
6. Na de inschrijvingen delen we de kinderen in groepen in. We kunnen een kind wegens persoonlijke of medische redenen in een andere groep plaatsen. Dit gebeurt in overleg met het bestuur.
7. We houden zoveel mogelijk rekening gehouden met voorkeur voor vriendjes en vriendinnetjes. Mits inschrijving op tijd was (voor 1 augustus) en er maximaal 2 jaar leeftijdsverschil is.

Artikel 2: Betalingsvoorwaarden

1. Het inschrijfgeld betaal je bij de inschrijving van de deelnemer. Dat kan online via de website www.kvwtilburgnoord.nl of contant tijdens de inschrijfavond. De hoogte van het inschrijfgeld stelt het bestuur jaarlijks voor start van de inschrijvingen vast.
2. Indien je een bevestiging van stichting Leergeld overlegt verrekenen we de betaling rechtstreeks met stichting Leergeld. Indien de bevestiging van stichting Leergeld niet aanwezig is betaal je het inschrijfgeld zelf en ontvang je een kwitantie. Je declareert het bedrag daarna met deze kwitantie bij stichting Leergeld.
3. Inschrijvingen via de Meedoenregeling zijn definitief nadat het bedrag succesvol is afgeboekt door KVW.
4. Kinderen waarvan een ouder leiding is bij KVW Tilburg Noord krijgen 50% korting op de inschrijfkosten.
5. Indien een kind na inschrijving niet of niet volledig meedoet met KVW, zonder geldige reden, is een teruggave van het inschrijfgeld niet mogelijk.

Artikel 3: Aansprakelijkheid

1. KVW is niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging van persoonlijke eigendommen van kinderen of ouders. Wij adviseren om dure spullen, zoals sierraden, telefoons e.d. thuis te laten.
2. KVW is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door het verstrekken van onjuiste of onvoldoende informatie in het inschrijfformulier.

Artikel 4: Verzekeringen

1. Bij inschrijving verklaren de ouders dat hun kind is opgenomen in hun WA-verzekeringspolis.
2. Leiding verklaart ook een WA-verzekeringspolis te hebben.

Artikel 5: Toestemming foto’s en andere beeldopnames

1. Als ouder ga je ermee akkoord dat we foto’s en andere beeldopnames -die we tijdens de week maken- gebruiken voor onze website of media van derden (pers/sponsoren).
2. Deze toestemming houdt tevens in dat we de foto’s en andere beeldopnames kunnen gebruiken op onze Facebookpagina en andere social media (o.a. Twitter en Instagram).
3. Je hebt altijd het recht om geplaatste foto's te laten verwijderen door contact met ons op te nemen.

Artikel 6: Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

1. KVW Tilburg Noord verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van leiding, kinderen en ouders (die zij tijdens inschrijving aan ons verstrekken) om KVW in goede banen te kunnen leiden en omdat wij daartoe verplicht zijn voor het aanvragen van subsidies.
2. Voor subsidie aanvragen delen we voor- en achternamen, adressen en geboortedata met de Stichting KVW Tilburg en de gemeente Tilburg
3. Voor het aanvragen van VOG (verklaring omtrent gedrag) voor leiding delen we voorletters, achternamen en emailadressen met de Stichting KVW Tilburg en de overheid.
4. Voor aanmeldingen met betaling via Leergeld delen wij namen en gezinsnummers met Stichting Leergeld.
5. Voor aanvragen met betaling via de Meedoenregeling delen wij geboortedata en klantnummers met de Gemeente Tilburg.
6. Verder delen/verkopen we geen gegevens met/aan derden.
7. KVW Tilburg Noord neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen, over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Dit zijn besluiten genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (een vrijwilliger van KVW) tussen zit.
8. Persoonsgegevens, adresgegevens en contactgegevens van kinderen en hun ouders bewaren we totdat kinderen van de basisschool af zijn (doorgaans is dat wanneer kinderen 13 jaar zijn).
9. Telefoonnummers gebruiken we voor vragen over de inschrijving. Tijdens de KVW week informeren we ouders via tekstberichten over het programma en we bellen hen bij een noodgeval.
10. E-mail adressen gebruiken we voor, tijdens en na de week voor het doorgeven van belangrijke informatie over KVW. Deze zullen gebruiken we niet voor reclame. En er is altijd een mogelijkheid tot uitschrijven.
11. Betalingsgegevens van online iDeal betalingen bewaren we 7 jaar voor boekhoudkundige doeleinden.
12. Medische gegevens verstrekt bij inschrijving, verwijderen we aan het einde van ieder jaar uit onze database.
13. KVW Tilburg Noord maakt geen gebruik van cookies.
14. Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door KVW Tilburg Noord en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@kvwtilburgnoord.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. KVW Tilburg Noord wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.
15. KVW Tilburg Noord neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@kvwtilburgnoord.nl.

Artikel 7: Aannamebeleid vrijwilligers

1. Nieuwe vrijwilligers moeten op zijn minst 2 jaar ouder zijn dan de oudste kinderen en dus minimaal de leeftijd van 14 jaar of ouder hebben.
2. De nieuwe vrijwilliger meldt zich aan via het formulier op de website.
3. De nieuwe vrijwilliger wordt uitgenodigd voor een gesprek met het bestuur (meestal vindt dit plaats in de maanden januari-maart).
4. De nieuwe vrijwilliger wordt gevraagd een VOG (verklaring omtrend gedrag) aan te vragen. Hier zijn geen kosten aan verbonden. KVW stuurt de nieuwe vrijwilliger een link waarbij de VOG digitaal aangevraagd kan worden (hier is een DigID voor nodig).
5. De nieuwe vrijwilliger wordt gevraagd een vrijwilligerscontract te ondertekenen waarin deze akkoord gaat met de algemene voorwaarden, gedragsregels, verwachtingen en rechten.
6. Wanneer de nieuwe leiding wordt aangenomen en een VOG en contract kan overleggen is de nieuwe vrijwilliger officieel lid.

Artikel 8: Vertrouwenspersonen

1. KVW heeft 2 vertrouwenspersonen.
2. De 2 vertrouwenspersonen zijn met opzet geen lid van het bestuur zodat deze te allen tijde onafhankelijk kunnen optreden.
3. De vertrouwenspersonen zijn voor alles te benaderen. Zowel kwesties die zich binnen KVW afspeken als daarbuiten.
4. De vertrouwenscontactpersonen zijn: Kathelijne Jansen (kathelijne.jansen@gmail.com) en Nigel Diependaal (diependaalnigel@hotmail.com).

Artikel 9: Slotbepalingen

1. Voor situaties waarin deze algemene voorwaarden niet voorzien, dient het bestuur van KVW te worden geraadpleegd.
2. Indien er onduidelijkheden zijn en/of geschillen zijn, beslist het bestuur van KVW. Het bestuur kan om motiverende redenen besluiten af te wijken van de algemene voorwaarden.
3. Deelname aan KVW Tilburg Noord geschiedt geheel op eigen risico.

Huisregels kinderen, ouders en vrijwilligers

Bij KVW Tilburg Noord vinden we het belangrijk dat iedereen zich op zijn gemak voelt en plezier heeft. Daarom hebben we een aantal huisregels opgesteld waar iedereen (ouders/verzorgers, de kinderen én onze vrijwilligers) zich aan dient te houden. Deze afspraken zorgen er ook voor dat alles goed verloopt en borgen de veiligheid. Door in te schrijven accepteer je deze afspraken en geef je aan hiernaar te handelen.

KVW-locatie

Op een locatie waar KVW-activiteiten plaatsvinden (zowel binnen als buiten, op MFA de Symfonie als overige locaties) dienen ouders en kinderen aanwijzingen van de vrijwilligers op te volgen. De vrijwilligers volgens aanwijzingen van de weekcoördinatie op.

Ophalen/brengen

Het is gewenst dat kinderen op de genoemde tijden van het programma aanwezig zijn. Onze verantwoording voor de kinderen begint en eindigt op MFA de Symfonie. Tussendoor gaan er geen kinderen naar huis tenzij overlegd met de weekcoördinatoren. Als je kind zelfstandig van en naar huis mag, geef dit dan aan op het inschrijfformulier. De reis van en naar huis is dan voor eigen verantwoordelijkheid. Geef je dit niet aan dan verwachten wij dat een kind in de ochtend persoonlijk afzetten bij de groepsleiding en ook weer ophalen aan het einde van de dag. Haalt iemand anders je kind op, geef dat dan vooraf door aan de leiding om de veiligheid van je kind te waarborgen. Uitzondering is het avondprogramma. I.v.m. het late tijdstip haalt een ouder/verzorger een kind verplicht op de Symfonie. Er gaat deze avond geen enkel kind zelfstandig naar huis.

Sjaaltjes

Op de eerste dag ontvangen alle kinderen én leiding een sjaaltje van KVW Tilburg Noord. Kinderen dienen gedurende het dagprogramma hun KVW-sjaaltje zichtbaar om de nek (!) te dragen. Je mag het sjaaltje tussentijds wassen als dat nodig is. Zonder sjaaltje mag je niet deelnemen aan kvw. Ben je je sjaaltje vergeten haal het dan even thuis op. Op zaterdag levert iedereen zijn sjaaltje weer in bij de leiding. Bij verlies brengen we € 5,- in rekening voor een vervangend sjaaltje.

Fietsen

Tijdens fietsdagen fietsen alle deelnemers vanaf 8 jaar om op locatie te komen. De kinderen komen op de fietsdagen naar de Symfonie met een goed functionerende fiets en stallen deze op aanwijzingen van de leiding op de voor de groep gereserveerde plaats. Zoals ieder jaar zorgen wij voor de veiligheid eventueel in samenwerking met de politie. Kinderen van 7 jaar fietsen op vrijwillige basis, jongere kinderen gaan met de bus.

Zwemmen

Kinderen met een zwemdiploma krijgen een polsbandje en mogen zwemmen in dieper water. Kinderen zonder zwemdiploma en dus zonder polsbandje niet. Uit veiligheidsoverwegingen vragen wij ouders van kinderen zonder zwemdiploma, ongeacht hun leeftijd, zwembandjes mee te geven op de dag(en) dat wij gaan zwemmen.

Medicatie

Indien je kind medicatie gebruikt, geef dit dan door aan bij de leiding van de groep en geef enkel de medicatie mee voor die dag. Medicatie zoals pijnstillers verstrekken we enkel met toestemming van ouder/verzorger.

Ongewenst gedrag

We gaan er vanuit dat kinderen elkaar en respecteren. Niemand speelt alleen en iedereen telt mee. Kinderen mogen bij hinderend gedrag de ander vragen om ermee te stoppen en de ander hoort zich hieraan te houden. Als dat niet helpt, vraagt het kind hulp aan de groepsleiding. We gaan er ook vanuit dat de kinderen en ouders onze vrijwilligers respecteren en naar hun aanwijzingen opvolgen. Gedrag dat een ander bewust kwetst (schelden, pesten, dreigen), beschadigt (fysieke agressie) of vernieling/vandalisme wordt niet getolereerd binnen KVW Tilburg Noord. Indien er sprake van is van dit soort afwijkend gedrag of dan grijpen de weekcoördinatoren in. Daarbij hanteren we deze 3 stappen:

1. De weekcoördinator geeft het kind een formele waarschuwing
2. Er volgt een gesprek met de ouders van het kind
3. Het kind wordt uitgesloten van deelname aan (delen van) het weekprogramma (zonder teruggave van inschrijfgeld)

Afhankelijk van de ernst en/of frequentie van het gedrag kan de coördinator besluiten een van deze stappen over te slaan en directe strengere sanctie op te leggen.

Voertaal

Tijdens het KVW programma is de voertaal Nederlands. Wij verwachten dus alle kinderen gedurende het hele weekprogramma Nederlands praten, ook onderling met broertjes/zusjes/vriendjes. Mocht een kind de Nederlandse taal niet voldoende machtig zijn geef dit dan door tijdens de inschrijving (evenals de taal waarin het kind wel kan communiceren). Dan plaatsen we het kind (indien mogelijk) bij een groepsleiding die deze taal ook spreekt of zoeken we samen een andere oplossing.

Roken

Roken in nabijheid van kinderen is niet toegestaan. Niet door leiding én niet door ouders/verzorgers.

Wat wel en niet meenemen naar KVW

(Dit is altijd de verantwoordelijkheid van de ouders/verzorgers!)

Wel	Niet
Eten en drinken: Iedereen zorgt dagelijks voor een eigen lunchpakketje en voldoende drinken (zeker op warme dagen!). Zonnebrand en regenkleding: afhankelijk van weersomstandigheden.	Wapens (incl zakmessen) en aanstekers/lucifers: Te allen tijde verboden tijdens het weekprogramma. Alcohol en Drugs: Te allen tijde verboden tijdens het weekprogramma. Telefoons en andere waardevolle spullen: (op eigen risico; kvw is niet aansprakelijk voor verlies en/of schade) Geld (uitsluitend toegestaan wanneer vermeld in het weekprogramma)

Klachten

Heb je gedurende de week klachten, dan kun je terecht bij de weekcoördinatoren, de stuurgroep of bij de vertrouwenspersonen.